Οι αποθήκες αποτελούν σημεία κομβικής σημασίας για τις σύγχρονες εφοδιαστικές αλυσίδες, καθώς ο ρόλος τους είναι ιδιαίτερα σημαντικός σε διάφορα στάδια των διαδικασιών προμηθειών, παραγωγής και διανομής των εμπορευμάτων. Αποτελώντας ουσιαστικά τον τελευταίο σταθμό μεταφοράς πριν τον τελικό πελάτη, είναι εύκολο να αντιληφθεί κανείς τη σημασία τους για την παροχή υπηρεσιών υψηλού επιπέδου και την επίτευξη υψηλού επιπέδου ικανοποίησης πελατών.
Στη σύγχρονη οικονομία ωστόσο η έννοια της αποθήκης δεν περιορίζεται ώστε να ταυτιστεί με το χώρο φύλαξης του αποθέματος. Ακολούθως, παρουσιάζονται κάποιοι μόνο από τους ρόλους που επιτελεί η αποθήκη στο σύγχρονο επιχειρηματικό περιβάλλον:
Στην παρούσα ενότητα παρουσιάζονται επιγραμματικά οι βασικές λειτουργίες που διεκπεραιώνονται σε αποθηκευτικούς χώρους, ανεξαρτήτως του βαθμού αυτοματοποίησης αυτών, οι οποίες και συνιστούν τον πυρήνα της διαδικασίας αποθήκευσης. Οι λειτουργίες αυτές περιλαμβάνουν τη(ν):
Εικόνα 1: Χειροκίνητο παλετοφόρο (hand pallet truck)[1]
Εικόνα 2: Περονοφόρο με αντίβαρο (counter balance truck)[1]
Εικόνα 3: Ανυψωτικό περονοφόρο (reach truck)[1]
Εικόνα 4: Ανυψωτικό περονοφόρο τύπου VNA (Very Narrow Aisle truck)[1]
Η διεθνής εμπειρία έχει αναδείξει δύο βασικές στρατηγικές ως προς τη φυσική αποθήκευση των αποθεμάτων. Η απλούστερη στρατηγική είναι η «δεσμευμένη» αποθήκευση στην οποία κάθε παλετοθέση στην αποθήκη αντιστοιχίζεται σε συγκεκριμένο είδος και μόνο αυτό μπορεί να αποθηκευτεί εκεί. Επειδή η τοποθέτηση των προϊόντων δεν αλλάζει, αυτά που εμφανίζουν τη μεγαλύτερη ταχυκινησία, συνήθως τοποθετούνται στις θέσεις εκείνες που κάνουν πιο εύκολη την αποστολή, δηλαδή σχετικά κοντά στο σημείο συγκέντρωσης των αποστολών. Έτσι, με το χρόνο, οι εργαζόμενοι εξοικειώνονται με τη συγκεκριμένη κατανομή ειδών σε παλετοθέσεις και η διαδικασία συλλογής γίνεται πιο αποτελεσματική.
Το πρόβλημα με τη «δεσμευμένη» αποθήκευση είναι ότι δεν παρέχει αποτελεσματική εκμετάλλευση του χώρου αποθήκευσης. Αυτό μπορεί να γίνει εύκολα αντιληπτό αν κάποιος εστιάσει την προσοχή του στο επίπεδο του αποθέματος ενός είδους σε ένα συγκεκριμένο χώρο αποθήκευσης. Αν αναπαραστήσουμε το επίπεδο αποθέματος, μετρημένο για παράδειγμα κατά όγκο, θα παρατηρήσουμε το σχήμα «δοντιών πριονιού», το οποίο αποτελεί και εξιδανίκευση της διαδικασίας παρακολούθησης αποθέματος (Σχήμα 1). Σε ένα κύκλο διακίνησης η παλετοθέση είναι αρχικά πλήρης και σταδιακά αδειάζει καθώς το είδος που είναι αποθηκευμένο συλλέγεται και αποστέλλεται στους πελάτες. Αυτό έχει ως αποτέλεσμα, κατά μέσο όρο, ο συγκεκριμένος χώρος αποθήκευσης να παραμένει σε κάποιο ποσοστό άδειος
Σχήμα 1: Η εξέλιξη του επιπέδου του αποθέματος στην αποθήκη, σχήμα «δοντιών πριονιού» (sawtooth shape)
Μια αποθήκη τυπικά απαριθμεί μερικές δεκάδες χιλιάδες θέσεις αποθήκευσης. Αν εφαρμόζεται η «δεσμευμένη» αποθήκευση, σε κάθε μία από τις παλετοθέσεις θα αντιστοιχίζεται ένα συγκεκριμένο είδος. Κάθε είδος όμως, χαρακτηρίζεται από διαφορετικό κύκλο αναπλήρωσης και έτσι, θα ήταν λογικό να συναντά κάποιος σημαντικό αριθμό παλετοθέσεων που είναι σχεδόν άδειες (με μικρό ποσοστό κάλυψης), κάποιες παλετοθέσεις που είναι γεμάτες κατά το ήμισυ και αρκετές παλετοθέσεις σχεδόν γεμάτες, σε οποιαδήποτε στιγμή λειτουργίας της αποθήκης. Κατά μέσο όρο η δυνατότητα αποθήκευσης λοιπόν αξιοποιείται κατά μόλις 50%.
Με στόχο τη βελτίωση των ποσοστών κάλυψης, θα μπορούσε κάποιος να υιοθετήσει το σύστημα της «άναρχης» αποθήκευσης. Η κεντρική ιδέα εδώ είναι κάθε είδος να αντιστοιχηθεί σε περισσότερες από μία παλετοθέσεις (στην πραγματικότητα κάθε παλέτα φορτίου αντιστοιχίζεται και τοποθετείται σε οποιαδήποτε παλετοθέση είναι διαθέσιμη με την ολοκλήρωση της παραλαβής και κατά τη στιγμή της φυσικής αποθήκευσης). Όταν αδειάζει μια παλετοθέση αμέσως γίνεται διαθέσιμη προς αντιστοίχιση, πιθανώς με ένα διαφορετικό είδος. Ο συγκεκριμένος χώρος μπορεί άμεσα να επαναχρησιμοποιηθεί προς αποθήκευση, αντί να παραμένει κενός έως ότου το αρχικό είδος αναπληρωθεί (πιθανώς όταν και το τελευταίο εν λόγω απόθεμα της αποθήκης έχει εξαντληθεί). Όσο μεγαλύτερος είναι ο αριθμός των παλετοθέσεων στις οποίες κατανέμεται η συνολική ποσότητα ενός είδους, τόσο μικρότερη είναι η ποσότητα που κατανέμεται σε κάθε παλετοθέση και κατ’ επέκταση τόσο γρηγορότερα κάθε μία από αυτές τις παλετοθέσεις αδειάζει και τόσο γρηγορότερα αυτή η παλετοθέση επαναχρησιμοποιείται. Ως εκ τούτου, αναμένεται καλύτερη αξιοποίηση του χώρου αποθήκευσης όταν ακολουθείται το «άναρχο» σύστημα αποθήκευσης.
Το «άναρχο» σύστημα αποθήκευσης ωστόσο παρουσιάζει και κάποια μειονεκτήματα. Πιο συγκεκριμένα, οι παλετοθέσεις αλλάζουν είδος κατά τη διάρκεια λειτουργίας της αποθήκης, καθώς τα αποθέματα ενός είδους εξαντλούνται στην εκάστοτε παλετοθέση οπότε και σε αυτή αποθηκεύεται όχι κατ’ ανάγκη το ίδιο είδος. Αυτό σημαίνει ότι οι εργαζόμενοι δε μπορούν να «συνδέσουν» παλετοθέσεις με συγκεκριμένα είδη και πρέπει διαρκώς να επαφίονται στο πρόγραμμα διαχείρισης αποθήκης (WMS) για τη δρομολόγηση κατά τη διαδικασία της συλλογής. Ένα άλλο μειονέκτημα είναι ότι, συν το χρόνο, η αποθήκευση των νέων παραλαβών γίνεται όλο και πιο χρονοβόρα, καθώς οι παλετοθέσεις καταλαμβάνονται και οι μεγάλες παραλαβές πρέπει να διασκορπιστούν σε πολλές και πιθανώς απομακρυσμένες μεταξύ τους παλετοθέσεις. Υπάρχουν ωστόσο και άλλες, κοινωνικής φύσης, περιπλοκές. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι ένας υπάλληλος συλλογής οδηγείται στην άλλη άκρη της αποθήκης προκειμένου να πραγματοποιήσει τη συλλογή ενός είδους για μια παραγγελία. Ο συγκεκριμένος υπάλληλος πιθανώς θα μπορούσε να συλλέξει το ίδιο είδος από πιο «βολική» παλετοθέση, δημιουργώντας όμως έτσι διαφοροποιήσεις ανάμεσα στη λογιστική καταγραφή (στο λογισμικό αποθήκευσης) και στο φυσικό απόθεμα του είδους στις δύο παλετοθέσεις. Για τους παραπάνω λόγους, το «άναρχο» σύστημα αποθήκευσης απαιτεί αρτιότερη υποστήριξη από το σχετικό λογισμικό και ιδιαίτερα πειθαρχημένες διαδικασίες αποθήκευσης.
Το «άναρχο» σύστημα αποθήκευσης είναι, σε γενικές γραμμές, πιο περίπλοκο ως προς τη διαχείριση καθώς εισάγει πολλούς πιθανούς «συμβιβασμούς». Πιο συγκεκριμένα, ο υπεύθυνος αποθήκης καλείται συχνά να λάβει αποφάσεις που αξιολογούν περισσότερους του ενός επιχειρησιακούς στόχους, οπότε και είναι αναγκαίο να συνυπολογίζει συχνά αντικρουόμενους στόχους. Ιδιαίτερα συνήθης είναι ο «συμβιβασμός» ανάμεσα στη χρήση του φυσικού χώρου και τη δαπάνη του χρόνου (ή του έργου) ο οποίος και επαναλαμβάνεται εξαρχής, δραστηριότητα με δραστηριότητα, σε εξατομικευμένη βάση, αξιολογώντας πιθανώς διαφορετικά τις εκάστοτε συνθήκες. Για παράδειγμα, κάποιος θα μπορούσε να συλλέξει αποθέματα από τη λιγότερο γεμάτη παλετοθέση, με στόχο το ταχύτερο άδειασμα της παλετοθέσης και την ταχύτερη εκ νέου κάλυψή της (επαναχρησιμοποίησή της) ή από την πιο βολική παλετοθέση, με στόχο την εξοικονόμηση έργου. Παρομοίως, κάποιος θα μπορούσε να αναπληρώσει τα είδη στις λιγότερο καλυμμένες παλετοθέσεις με στόχο την πλήρη κάλυψη των μισό-άδειων χώρων ή στην πιο βολική παλετοθέση με στόχο την εξοικονόμηση του χρόνου εργασίας που αναλώνεται (του έργου ή των εργατοωρών).
Υπάρχουν τέλος υβριδικές στρατηγικές αποθήκευσης, στις οποίες ολόκληρες περιοχές της αποθήκης «δεσμεύονται» για μονάδες αποθήκευσης (SKUs) συγκεκριμένων ειδών, αλλά οι παλετοθέσεις δεν δεσμεύονται κατά μόνας. Για παράδειγμα, ένας διάδρομος μπορεί να «δεσμεύεται» από SKUs ενός είδους ή ενός προμηθευτή, όμως σε αυτό το διάδρομο, ο χώρος μοιράζεται «άναρχα» ανάμεσα στα είδη.
Η διαδικασία συλλογής παραγγελίας (order picking ή απλούστερα picking) αποτελεί μέρος του πυρήνα στις λειτουργίας στις αποθήκης. Επιχειρώντας να την ορίσει κανείς θα έλεγε ότι κατά τη συλλογή παραγγελίας εξάγονται από το συνολικό απόθεμα τα συγκεκριμένα εκείνα προϊόντα που έχουν παραγγελθεί από στις πελάτες και συγκεντρώνονται ώστε να σχηματίσουν μία αποστολή. Η συλλογή οφείλει να πραγματοποιείται με ακρίβεια ως προς το χρόνο, το είδος και τις ποσότητες που συλλέγονται, ενώ παράλληλα οφείλει να εξασφαλίζει και την καλή κατάσταση των προϊόντων που αποστέλλονται. Η όλη διαδικασία χαρακτηρίζεται ως κριτικής σημασίας για την αποθήκη καθώς έχει άμεσες συνέπειες στην εμπειρία του καταναλωτή. Η συλλογή παραγγελίας τυπικά αντιστοιχεί στο 50% περίπου του άμεσου εργατικού κόστους στις αποθήκης, γεγονός που καταδεικνύει και τη σημασία που τις αποδίδεται από τους παράγοντες στις αγοράς (Rushton et al. 2006).
Ένα ενδιαφέρον σημείο αναφοράς αποτελεί η δυνατότητα των πελατών στις αποθήκης να παραγγέλνουν προϊόντα σε ποσότητες μικρότερες της παλέτας στα πλαίσια στις πελατοκεντρικής αντίληψης και ευελιξίας των προσφερόμενων υπηρεσιών. Η αναντιστοιχία ανάμεσα στις μονάδες φορτίου που παραλαμβάνονται στην αποθήκη (συνήθως παλέτες) και στις μονάδες που καλούνται να αποστείλουν στις πελάτες (πολύ συχνά κιβώτιο ή ακόμη και κιτίο, σπανιότερα) οδηγεί και σε ενδιαφέρουσες περιπλοκές σε σχέση με τον τρόπο συλλογής που επιλέγεται. Επιπρόσθετα, η προαναφερόμενη αναντιστοιχία προσφέρει στην αποθήκη το περιθώριο να παράσχει υπηρεσίες προστιθέμενης αξίας, οι οποίες συνδέονται με το «σπάσιμο» της παλέτας ή του κιβωτίου και οι οποίες απαιτούν και την ανάλογη χειρωνακτική εργασία.
Η σχετική βιβλιογραφία της Αποθήκευσης και της Διανομής έχει καταγράψει σημαντικό αριθμό πρακτικών συλλογής που εξυπηρετούν τις ανάγκες της εκάστοτε αποθήκης. Η απαρίθμηση των πρακτικών αυτών υπερβαίνει τους στόχους της παρούσας εκπαιδευτικής ενότητας, οπότε και θα περιοριστούμε στην επιγραμματική παρουσίαση των τεσσάρων κυριότερων εξ ’αυτών.
Αξίζει να σημειωθεί ότι στις αποθήκες γίνεται προσπάθεια εκμετάλλευσης της ταχυκινησίας των ειδών, ως προς τη μέθοδο συλλογής που ακολουθείται αλλά και την τοποθέτηση στον αποθηκευτικό χώρο. Πιο συγκεκριμένα, είναι σύνηθες τα πλέον ταχυκίνητα είδη να τοποθετούνται κατά την αποθήκευση σε θέσεις κοντά στην περιοχή συγκέντρωσης των αποστολών, ενώ αντίθετα είδη που διακινούνται αργά είναι σύνηθες να τοποθετούνται σε θέσεις απομακρυσμένες από την περιοχή συγκέντρωσης των αποστολών. Κατ’ αυτό τον τρόπο, μεγάλοι όγκοι από ταχέως διακινούμενα είδη συλλέγονται αποτελεσματικά με τη μέθοδο συλλογής βάσει παραγγελίας, ενώ παράλληλα τα αργά διακινούμενα είδη μιας ομάδας παραγγελιών συλλέγονται με τη μέθοδο συλλογής κατά είδος.
Σχήμα 2: Τοποθέτηση ειδών σε ζώνες βάσει ταχυκινησίας2
Συλλογή κατά κύματα (wave picking), εν προκειμένω οι παραγγελίες δίνονται προς εκτέλεση κατά κύματα (για παράδειγμα ανά ώρα, δίωρο κτλ. ή πρωί, μεσημέρι, απόγευμα) έτσι ώστε να ελεγχθεί η ροή των όγκων παραγγελίας βάσει των δυνατοτήτων συλλογής, συσκευασίας, ταξινόμησης και φόρτωσης. Το χρονοδιάγραμμα των κυμάτων προσδιορίζεται από το πρόγραμμα των εξερχόμενων φορτηγών, έτσι ώστε η ολοκλήρωση της συλλογής και η φόρτωση των παραγγελιών να συμπίπτει με το χρόνο αναχώρησης των φορτηγών. Συνήθως οι παραγγελίες δε δίνονται ταυτόχρονα σε περισσότερες από μία ζώνες (όπου ακολουθείται η αποθήκευση κατά ζώνες). Για παράδειγμα κάποιες ζώνες απαιτούν σχετικά μεγάλο χρόνο για τη διαδικασία συλλογής ενώ τα υψηλής ασφάλειας αντικείμενα συνήθως συλλέγονται ακριβώς πριν την αποστολή. Η εφαρμογή της συλλογής κατά κύματα, επιτρέπει τη στενή παρακολούθηση και την αποτελεσματικότερη διαχείριση των διαδικασιών ταξινόμησης και αποστολής, καθώς περιορίζει τον αριθμό των παραγγελιών που εκτελούνται σε ένα συγκεκριμένο χρονικό διάστημα.
1 Πηγή: Μαλινδρέτος, Γ. (2015). ΕΦΟΔΙΑΣΤΙΚΗ ΑΛΥΣΙΔΑ, LOGISTICS & ΕΞΥΠΗΡΕΤΗΣΗ ΠΕΛΑΤΩΝ, ΣΕΑΒ, ISBN: 978-960-603-486-2
2Πηγή: Bartholdi, J.J. III and Hackman, S.T. (2019). WAREHOUSE & DISTRIBUTION SCIENCE Release 0.98.1, The Supply Chain & Logistics Institute, H. Milton Stewart School of Industrial and Systems Engineering, Georgia Institute of Technology Atlanta, GA 30332-0205 USA