2.4. Πρόσθετα χαρακτηριστικά και πλεονεκτήματα
Η διαπίστωση υψηλής πολυπλοκότητας και χαμηλής αποτελεσματικότητας διαδικασιών, η περιορισμένη απόκριση σε απαιτήσεις πελατών, η δυσχέρεια υλοποίησης νέων στρατηγικών, η ύπαρξη πολλών / απαρχαιωμένων / μη επεκτάσιμων πληροφοριακών συστημάτων, η διαπίστωση αδικαιολόγητα υψηλών δαπανών και η έλλειψη πληροφόρησης αποτελούν ορισμένες βασικές ενδείξεις για την αναγκαιότητα υλοποίησης ενός συστήματος ERP.
Τα συστήματα ERP πέρα από το ότι επιλύουν προβλήματα όπως αυτά που αναφέρθηκαν, επιφέρουν συνολική βελτίωση μέσα από:
- Υποστήριξη οποιασδήποτε επιχείρησης σε κάθε κλάδο της οικονομίας (εμπόριο, βιομηχανία, υπηρεσίες, δημόσιο,…): ένα σύστημα ERP μπορεί να παραμετροποιηθεί ώστε να υποστηρίξει πλήρως τις λειτουργικές απαιτήσεις οποιασδήποτε επιχείρησης και οργανισμού
- Βέλτιστες πρακτικές: τα ERP μεγάλης κλίμακας έχοντας μεγάλο αριθμό υλοποιήσεων σε διάφορους κλάδους της οικονομίας, καθώς εξελίσσονται ενσωματώνουν νέες λειτουργίες και βέλτιστες πρακτικές ως λειτουργικότητες οι οποίες μπορούν να αξιοποιηθούν από την επιχείρηση
- Επιπλέον τα ERP μεγάλης κλίμακας προσφέρουν πολλές γλώσσες χρήσης, υποστηρίζουν πολλά νομίσματα και είναι σύννομα ως προς τη λειτουργία τους με τη νομοθεσία κάθε χώρας (π.χ. λογιστικά πρότυπα), επομένως μπορούν να εφαρμοστούν σε επιχειρήσεις που δραστηριοποιούνται σε πολλές χώρες
- Ενοποίηση λειτουργιών: η φιλοσοφία λειτουργίας των ERP όχι μόνο συμβάλλει αλλά συχνά προϋποθέτει την εκτενή ανάλυση και προσαρμογή των λειτουργιών της επιχείρησης ώστε αυτές να είναι ενοποιημένες και να εξασφαλίζεται η απαραίτητη ροή πληροφοριών μεταξύ τους και ο πιο αποτελεσματικός έλεγχος
- Επιτάχυνση επαναλαμβανόμενων και καθημερινών λειτουργιών με ταυτόχρονο αυτόματο έλεγχο εγκυρότητας των δεδομένων
- Απλοποίηση λειτουργιών: η υλοποίηση ενός συστήματος ERP προϋποθέτει την αποτύπωση των υφιαστάμενων λειτουργιών μέσα από την οποία εντοπίζονται προβληματικές περιοχές (π.χ. διαδικασίες που δεν έχουν λόγο ύπαρξης, επαναλαμβανόμενες διαδικασίες κ.ο.κ.) οι οποίες έπειτα από ανασχεδιασμό μπορούν να απλοποιηθούν και στη συνέχεια να υποστηριχθούν από το σύστημα ERP
- Τεχνολογική αποφόρτιση: ένα ERP μπορεί να αντικαταστήσει πλήρως ένα μεγάλο πλήθος μεμονωμένων εφαρμογών που διαθέτει η επιχείρηση, μειώνοντας έτσι την πολυπλοκότητα, τις δαπάνες συντήρησης των επιμέρους εφαρμογών και τις αστοχίες επικοινωνίας μεταξύ αυτών
- Ορθότητα δεδομένων: το κάθε δεδομένο δημιουργείται μία και μόνο φορά και χρησιμοποιείται (επεξεργάζεται, εμπλουτίζεται) από όλες τις κατάλληλες επιχειρησιακές λειτουργίες με κατάλληλα δικαιώματα σε επίπεδο λειτουργίας και χρήση, ελαχιστοποιώντας τις περιπτώσεις λαθών
- Εκτενείς δυνατότητες δημιουργίας αναφορών ακόμα και σε πραγματικό χρόνο
- Επεκτασιμότητα: δυνατότητα ένταξης πρόσθετων λειτουργιών ή αλλαγών, υποστηρίζοντας δυναμικά την επιχείρηση κατά την εξέλιξή της
- Διασυνδεσιμότητα: εύκολη διασύνδεση με άλλες εφαρμογές ή με εφαρμογές και συστήματα του περιβάλλοντος της επιχείρησης (π.χ. συνεργάτες, πελάτες, προμηθευτές κ.α.) για αυτόματη και σε πραγματικό χρόνο ανταλλαγή δεδομένων
- Διευκόλυνση μετάβασης της επιχείρησης σε περιβάλλον ηλεκτρονικών συναλλαγών (e-Business)
- Προσβασιμότητα, συνεργασία και διαφάνεια: ο κάθε χρήστης και αποφασίζων έχει πλήρη πρόσβαση στα δεδομένα που απαιτούνται για την εκτέλεση μίας διαδικασίας ή τη λήψη μίας απόφασης σύμφωνα με τα δικαιώματα πρόσβασης και τον ρόλο που έχουν δοθεί σε αυτόν (προβολή, δημιουργία, επεξεργασία, διαγραφή) με ταυτόχρονη καταγραφή των ενεργειών που έχει εκτελέσει
- Φιλικότητα προς το χρήστη: όλοι οι χρήστες βλέπουν το ίδιο περιβάλλον λειτουργίας, επομένως είναι ευκολότερη η προσαρμογή τους σε περίπτωση προσθήκης νέας λειτουργικότητας, αλλαγής ρόλου του υπαλλήλου ή ακόμα και αλλαγή εργασίας του