Ήδη από τη δεκαετία 1960 τα πρώτα πληροφοριακά συστήματα εστίαζαν στον τυπικό έλεγχο των αποθεμάτων υλικών μίας επιχείρησης με χρήση μεθόδων όπως η Οικονομική Ποσότητα Παραγγελίας (Economic order Quantity – EOQ) και στη συνέχει με περισσότερο πλήρεις μεθόδους Ελέγχου Αποθεμάτων (Inventory Control), ενώ από τη δεκαετία 1970 ξεκίνησαν να ενσωματώνουν υπολογιστικές μεθόδους διαχείρισης υλικών με χρονικές και ποσοτικές απαιτήσεις και προβλέψεις αυτών (Προγραμματισμός Απαιτήσεων Υλικών – Materials Requirements Planning – MRP) αλλά και μεθόδους χρονοπρογραμματισμού απαιτήσεων υλικών και πόρων παραγωγής (π.χ. παραγωγικός εξοπλισμός, ανθρώπινο δυναμικό) (Προγραμματισμός Απαιτήσεων Δυναμικότητας – Capacity Requirements Planning - CRP). Αργότερα, τις δεκαετίες 1980 – 1990 ενσωματώθηκαν και λειτουργίες χρηματοοικονομικής διαχείρισης με ταυτόχρονη διαχείριση υλικών και πόρων παραγωγής (MRP II), ενώ στη συνέχεια ενσωματώθηκαν και οι λοιπές λειτουργίες μίας επιχείρησης, με αποτέλεσμα ένα και μόνο Πληροφοριακό Σύστημα το οποίο χαρακτηρίζεται ως ERP να είναι σε θέση να υποστηρίξει το σύνολο των λειτουργιών μίας επιχείρησης.
Μέχρι και τα τέλη της δεκαετίας 1980 οι επιχειρήσεις χρησιμοποιούσαν ανεξάρτητες εφαρμογές πληροφορικής (legacy systems) για κάθε λειτουργία (π.χ. εφαρμογή λογιστικής, εμπορικές εφαρμογές, εφαρμογές μισθοδοσίας κ.α.) οι οποίες υποστήριζαν σε σημαντικό βαθμό τις αντίστοιχες επιχειρησιακές λειτουργίες. Ωστόσο παράγοντες όπως η ανάπτυξη της εταιρίας, οι αλλαγές στο επιχειρηματικό περιβάλλον (π.χ. αύξηση διασυνοριακών εμπορικών συναλλαγών), η ανάπτυξη και αύξηση του εύρους και της πολυπλοκότητας της Εφοδιαστικής Αλυσίδας, η αύξηση των εμπορικών συναλλαγών, οι απαιτήσεις πληροφόρησης σε πραγματικό χρόνο, δημιούργησαν νέες απαιτήσεις ταχείας επεξεργασίας πληροφορίας και ενοποίησης της πληροφορίας μεταξύ των εσωτερικών λειτουργιών της επιχείρησης τις οποίες αδυνατούσαν να ικανοποιήσουν οι παλιές εφαρμογές, αλλά υποστήριζαν πλήρως τα συστήματα ERP.
Η περεταίρω ανάπτυξη των συστημάτων ERP αλλά και η ευρεία αποδοχή τους ήταν αποτέλεσμα τριών κυρίως παραγόντων:
α. η χρονικά παράλληλη ενίσχυση των απαιτήσεων λειτουργίας Εφοδιαστικών Αλυσίδων/Logistics, βασικές λειτουργίες των οποίων υποστηρίζοντας ήδη από τα συστήματα ERP
β. η αναγνώριση από την πλευρά των επιχειρήσεων της ανάγκης ανασχεδιασμού των διαδικασιών τους (Business Process Reengineering – BPR) για τη βέλτιστη διαχείριση των πόρων τους και την ανταπόκρισή τους σε νέες απαιτήσεις, η οποία όχι μόνο υποστηρίζεται αλλά και συχνά είναι προαπαιτούμενο για την επιτυχή εφαρμογή ενός συστήματος ERP
γ. η επιτάχυνση σε τεχνολογικές εξελίξεις (υπολογιστική ισχύς, χωρητικότητες αποθήκευσης, μέθοδοι ανάπτυξης λογισμικού, τηλεπικοινωνίες κ.α.) και η ευκολία πρόσβασης σε επίπεδο τελικού χρήστη / καταναλωτή.
Τα κύρια αναμενόμενα οφέλη από την υλοποίηση ενός συστήματος ERP σε μία επιχείρηση είναι: η αύξηση της παραγωγικότητας (μείωση χρόνου εργασιών ρουτίνας, μείωση αποθεμάτων, μείωση λαθών), η ικανοποίηση των πελατών (π.χ. ταχύτητα και ακρίβεια εκτέλεσης παραγγελιών) και η απόκτηση ανταγωνιστικού πλεονεκτήματος (π.χ. πληροφορία σε πραγματικό χρόνο, διευκόλυνση ανάπτυξης διασυνοριακών συναλλαγών).
Αρχή λειτουργίας
Το βασικό χαρακτηριστικό των συστημάτων ERP είναι η Ολοκλήρωση (Integration), μέσω της οποίας όλες οι επιχειρησιακές λειτουργίες μοιράζονται κοινά δεδομένα που σχετίζονται με τους πόρους (υλικά, ανθρώπινο δυναμικό, εξοπλισμός, κεφάλαια) για την εκτέλεση των διαδικασιών τους σε πραγματικό χρόνο (ή στον ελάχιστο δυνατό χρόνο ανάλογα με την επιχειρησιακή λειτουργία). Επιπλέον, τα απαιτούμενα δεδομένα για όλες τις σχετικές διαδικασίες καταχωρούνται μία και μόνο φορά και διαχέονται κατάλληλα σύμφωνα με το μέρος της διαδικασίας που επιτελεί κάθε επιχειρησιακή λειτουργία. Αποτέλεσμα αυτού είναι η ελαχιστοποίηση του χρόνου απόκρισης και των πιθανών σφαλμάτων.
Για παράδειγμα, τη στιγμή που ένας πελάτης δίνει προκαταβολή για αγορά ενός κατά παραγγελία συναρμολογημένου προϊόντος, ενημερώνεται το λογιστήριο για την προκαταβολή, εκδίδεται σχετικό παραστατικό, δεσμεύονται τα απαιτούμενα υλικά για τη συναρμολόγηση του προϊόντος (ή σε σχετικά μικρό χρονικό διάστημα υπολογίζονται οι απαιτήσεις και στέλνονται παραγγελίες σε προμηθευτές), προγραμματίζονται οι απαιτούμενοι πόροι (μηχανές, ανθρώπινο δυναμικό) για τη συναρμολόγηση του προϊόντος κ.ο.κ.).
Υπό αυτή τη θεώρηση, ένα σύστημα ERP είναι ένα συμπαγές σύνολο εφαρμογών πάνω σε μία κοινή βάση δεδομένων το οποίο καλύπτει με υψηλό βαθμό αυτοματοποίησης το σύνολο των λειτουργιών μίας επιχείρησης με ολοκληρωμένο τρόπο, προσφέρει έγκαιρη και ακριβή πληροφόρηση, και δίνει ταυτόχρονα μεγάλη ευελιξία δυναμικής προσαρμογής σε διαρκώς μεταβαλλόμενες απαιτήσεις.
Συνοψίζοντας τα παραπάνω ένα σύστημα ERP: