2. Πληροφοριακά Συστήματα και Συστήματα Διαχείρισης Επιχειρησιακών Πόρων (ERP)

Οι διοίκηση των λειτουργιών κάθε επιχείρησης βασίζεται σε μεγάλο βαθμό στη διαχείριση πληροφορίας που προέρχεται από το εσωτερικό και εξωτερικό περιβάλλον της και στα συστήματα που υποστηρίζουν την συλλογή, επεξεργασία και διάθεσή τους στους λήπτες αποφάσεων.

Δεδομένα, πληροφορία και πληροφοριακά συστήματα

Η βάση των πληροφοριακών συστημάτων είναι τα δεδομένα τα οποία αποτελούν μία τυποποιημένη και δομημένη αποτύπωση γεγονότων, εννοιών ή εντολών ώστε να είναι επιτρεπτή η επικοινωνία, η επεξεργασία και η ερμηνεία από τον άνθρωπο ή ηλεκτρονικά μέσα. Τα δεδομένα πρέπει να είναι σαφή, άμεσα διαθέσιμα, προσβάσιμα, επίκαιρα, ακριβή, πλήρη και επαληθεύσιμα. Δημιουργούνται ενδο- ή εξωεπιχειρησιακά, αποθηκεύονται, ταξινομούνται, επανακτώνται, αναλύονται, συντίθενται και αξιολογούνται.

Έπειτα από επεξεργασία και τη σύνθεση των δεδομένων προκύπτει η πληροφορία η ποιότητα της οποίας εξαρτάται από τη διαθεσιμότητα των δεδομένων, την πληρότητα, την ανταπόκριση στην πραγματικότητα και το βαθμό στον οποία αυτά είναι έγκυρα και επικαιροποιημένα. Η πληροφορία πρέπει να είναι άμεσα διαθέσιμη, να ανακτάται έγκαιρα, να είναι αντικειμενική, κατανοητή, σαφής, να μπορεί να χρησιμοποιηθεί από πολλούς χρήστες και η αξία της να υπερβαίνει το κόστος δημιουργίας και ανάκτησής της. Εφόσον η πληροφορία οργανώνεται και διαχέεται σωστά στην επιχειρησιακή δομή, τότε αυτή μετασχηματίζεται σε γνώση για τους εργαζόμενους η οποία λαμβάνεται υπόψη για την επίλυση προβλημάτων και τη λήψη αποφάσεων.

Τα Πληροφοριακά Συστήματα ως ένα σύνολο αλληλοσυσχετιζόμενων τεχνολογικών και μη στοιχείων, αποτελούν το βασικό επιχειρησιακό εργαλείο για τη συλλογή και επεξεργασία τεράστιων όγκων δεδομένων και τη διάχυση της πληροφορίας που απαιτείται σε μία επιχείρηση για την καθημερινή λειτουργία της αλλά και τη λήψη αποφάσεων σε τακτικό και στρατηγικό επίπεδο, συμβάλλοντας όχι μόνο στην εύρυθμη λειτουργία, αλλά και στην ανταγωνιστικότητα και βιωσιμότητά της. Συμβατικά, ένα Πληροφοριακό Σύστημα δομείται σε υπολογιστικές τεχνολογίες και εφαρμογές και υποστηρίζει τη συλλογή και αποθήκευση δεδομένων, την επεξεργασία αυτών προκειμένου να μετασχηματιστούν τα δεδομένα σε πληροφορίες και τέλος, την παρουσίαση των πληροφοριών.

Αν και οι πρώτες επιχειρησιακές εφαρμογές αναπτύχθηκαν από τη δεκαετία 1950, οι τεχνολογικές εξελίξεις (υπολογιστική ισχύς, χωρητικότητα αποθήκευσης δεδομένων, τηλεπικοινωνίες και Internet) των δεκαετιών 80 και 90 έδωσαν τεράστια ώθηση στην εξέλιξη και ανάπτυξη των πληροφοριακών συστημάτων.

Είδη πληροφοριακών συστημάτων

Τα Πληροφοριακά Συστήματα ταξινομούνται ανάλογα με το διοικητικό – λειτουργικό επίπεδο της επιχείρησης σε:

• Συστήματα Επεξεργασίας Συναλλαγών (Transaction Processing Systems – TPS): συνεχής συλλογή μεγάλου όγκου δεδομένων και αποθήκευσή τους σε σχεσιακές βάσεις δεδομένων. Αποτελούν το σημείο διεπαφής με τους πελάτες και προμηθευτές της επιχείρησης για την διενέργεια συναλλαγών βάσει συγκεκριμένων κανόνων
• Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης (Management Information Systems – MIS): παρέχουν δομημένη πληροφορία σε μορφή αναφορών (reports) έπειτα από επεξεργασία των δεδομένων συναλλαγών της επιχείρησης (π.χ. πωλήσεις ανά χρονικές περιόδους, γεωγραφική περιοχή)
• Συστήματα Υποστήριξης Διοίκησης (Executive Support Systems – ESS): χρησιμοποιούν εσωτερικά δεδομένα συναλλαγών αλλά και δεδομένα από εξωτερικές πηγές για τη δημιουργία διοικητικών αναφορών λήψης στρατηγικών αποφάσεων (π.χ. προβλέψεις, μερίδια αγοράς κ.ο.κ.)
• Συστήματα Υποστήριξης Αποφάσεων (Decision Support Systems – DSS): χρησιμοποιούν εσωτερικά και εξωτερικά δεδομένα τα οποία τροφοδοτούνται σε κατάλληλα αναλυτικά μοντέλα προκειμένου να δώσουν πληροφορίες βέλτιστων λύσεων (π.χ. χωροθέτησης, δρομολόγησης, κ.ο.κ.)

Ανάλογα με τις Επιχειρησιακές Λειτουργίες που εξυπηρετεί, ένα Πληροφοριακό Σύστημα χαρακτηρίζεται ως:

• Σύστημα Πωλήσεων και Marketing (π.χ. διαχείριση πωλήσεων, πελατών, τιμολόγησης, παραγγελιών)
• Σύστημα Προγραμματισμού Υλικών και Παραγωγής (π.χ. προγραμματισμός υλικών, πόρων παραγωγής, αποθεμάτων)
• Σύστημα Χρηματοοικονομικών και Λογιστικής (π.χ. φορολογική λογιστική, κοστολόγηση, κερδοφορία)
• Σύστημα Διαχείρισης Ανθρώπινων Πόρων (π.χ. μισθοδοσία, άδειες)

Όπως θα αναλυθεί στη συνέχεια, σύγχρονες Επιχειρησιακές Εφαρμογές Πληροφορικής (Enterprise Information Systems - EIS) ενσωματώνουν χαρακτηριστικά και λειτουργίες όλων των παραπάνω κατηγοριών