1. Εφοδιαστική Αλυσίδα
Η έννοια της Εφοδιαστικής Αλυσίδας περιλαμβάνει το σύνολο των επιχειρησιακών λειτουργιών που σχετίζονται με τις ροές υλικών, κεφαλαίων και πληροφοριών από τους προμηθευτές μίας επιχείρησης μέχρι και τους πελάτες της περιλαμβάνοντας και πλήθος από ενδιάμεσες λειτουργίες όπως η αποθήκευση, η συσκευασία, η τιμολόγηση, η μεταφορά και ο μετασχηματισμός πρώτων υλών σε προϊόντα (παραγωγή). Εξ’ ορισμού η Εφοδιαστική Αλυσίδα μίας επιχείρησης περιλαμβάνει και εξωτερικές οντότητες (προμηθευτές, πελάτες, μεταφορείς, κ.ο.κ.) συνθέτοντας έτσι ένα δίκτυο ροής υλικών και πληροφοριών το οποίο χαρακτηρίζεται από σχέσεις αλληλεξάρτησης οι οποίες πρέπει να ελέγχονται και να διευθύνονται αποτελεσματικά (Σχήμα 1).
Σχήμα 1: Δραστηριότητες Εφοδιαστικής Αλυσίδας
Μια επιχείρηση μπορεί παράλληλα να ανήκει σε πολλά συνδεδεμένα δίκτυα, υπό την έννοια ότι μπορεί ταυτόχρονα να είναι πελάτης σε μια Εφοδιαστική Αλυσίδα άλλων επιχειρήσεων και ταυτόχρονα να είναι προμηθευτής σε άλλη Εφοδιαστική Αλυσίδα άλλων ή και των ίδιων επιχειρήσεων (Σχήμα 2). Έτσι, η Εφοδιαστική Αλυσίδα μπορεί να θεωρηθεί ως ένα δίκτυο επιχειρήσεων στο οποίο κάθε μία συμμετέχει στο μέρος του σχεδιασμού του δικτύου, στην ανταλλαγή πληροφοριών, τις προμήθειες, τον προγραμματισμό παραγωγής, την επεξεργασία των παραγγελιών, τη διαχείριση των αποθεμάτων, την αποθήκευση, τη διαχείριση εισροών και εκροών, τις μεταφορές και την εξυπηρέτηση πελατών. Η δομή μιας Εφοδιαστικής Αλυσίδας καθορίζεται από το ρόλο κάθε συμμετέχουσας επιχείρησης ανάλογα με τα στάδια στα οποία συμμετέχουν αυτές.
Σχήμα 2: Ενδεικτική Διευρυμένη Εφοδιαστική Αλυσίδα
Τα τελευταία χρόνια παρατηρείται διαρκής αύξηση του ανταγωνισμού, διεύρυνση των αγορών μέσω της παγκοσμιοποίησης και η ανάγκη για πιο εξειδικευμένα (έως και εξατομικευμένα) προϊόντα και υπηρεσίες. Όλα αυτά ώθησαν τις επιχειρήσεις να στραφούν στο εξωτερικό περιβάλλον τους και να αναπτύξουν νέες σχέσεις με άλλες επιχειρήσεις. Η επιχειρηματική δραστηριότητα ξεφεύγει από το κλειστό, τοπικό περιβάλλον και συνδέεται με το εξωεπιχειρησιακό περιβάλλον (Διευρυμένη Επιχείρηση - Extended Enterprise).
Με τη συνεχή ανάπτυξη του ηλεκτρονικού εμπορίου, οι αποθήκες των επιχειρήσεων έχουν μετασχηματιστεί σε κέντρα εκπλήρωσης παραγγελιών με ιδιαίτερα αυξημένες απαιτήσεις ως προς την ορθολογική διαχείριση των αποθεμάτων σε όλα τα στάδια (διαχείριση παραγγελιών, παραλαβές, αποθήκευση, συλλογή, συσκευασία, τιμολόγηση και αποστολή) σε όρους ποσοτήτων και χρόνου. Το ηλεκτρονικό εμπόριο δημιουργεί νέες ευκαιρίες (π.χ. διεθνείς αγορές, πρόσβαση σε τελικό καταναλωτή κ.α.) και απαιτήσεις (λήψη παραγγελιών σε πραγματικό χρόνο, οικονομικές συναλλαγές, ταχεία παράδοση, επιστροφές), ενώ ταυτόχρονα θέτει νέες απαιτήσεις στις σχέσεις με προμηθευτές (ηλεκτρονικές συναλλαγές, ανταγωνισμός προμηθευτών, διαχείριση αποθέματος από προμηθευτή κ.α.), ενδιάμεσους (π.χ. 3rd Party Logistics Providers) και πελάτες (π.χ. παρακολούθηση παραγγελιών σε πραγματικό χρόνο, διαφάνεια αλυσίδας εφοδιασμού, ιχνηλασιμότητα προϊόντων, διαχείριση προβλημάτων και παραπόνων).
Η Εφοδιαστική Αλυσίδα σχετίζεται άμεσα με την Αλυσίδα Αξίας της επιχείρησης. Σκοπός κάθε επιχείρησης είναι η δημιουργία αξίας. Το 1985 ο Porter περιέγραψε ένα γενικευμένο μοντέλο αλυσίδας αξίας για επιχειρήσεις το οποίο βρίσκει εφαρμογή στην αποτύπωση των δραστηριοτήτων οι οποίες δίνουν ανταγωνιστικό πλεονέκτημα στις επιχειρήσεις (Σχήμα 3). Σήμερα, με δεδομένο το ότι τα πληροφοριακά συστήματα συμβάλλουν θετικά στην αξία μίας επιχείρησης, το μοντέλο αυτό χρησιμοποιείται και για τη διαπίστωση των σημείων εκείνων στα οποία οι τεχνολογίες πληροφορικής μπορούν να συμβάλλουν θετικά δημιουργώντας ανταγωνιστικά πλεονεκτήματα.
Σχήμα 3: Μοντέλο αλυσίδας αξίας του Porter
Σύμφωνα με το μοντέλο αλυσίδας αξίας του Porter, οι δραστηριότητες μίας επιχείρησης διακρίνονται σε κύριες και υποστηρικτικές. Οι κύριες δραστηριότητες σχετίζονται με τις δραστηριότητες της παραγωγής και διάθεσης των προϊόντων και υπηρεσιών μίας επιχείρησης, και οι οποίες δημιουργούν αξία για την οποία οι πελάτες προτίθενται να πληρώσουν. Οι κύριες δραστηριότητες περιλαμβάνουν τις εισροές, τις λειτουργίες παραγωγής και μετασχηματισμού και τη διάθεση των προϊόντων και υπηρεσιών στους πελάτες. Επιπλέον οι δραστηριότητες πωλήσεων και υποστήριξης μετά την πώληση, συμβάλλουν στην αύξηση της αξίας μέσω της δημιουργίας ζήτησης και την βελτίωση της αφοσίωσης των πελατών. Οι υποστηρικτικές δραστηριότητες αν και δεν συμβάλλουν άμεσα στη δημιουργία αξίας, υποστηρίζουν τις κύριες δραστηριότητες. Κάθε υποστηρικτική δραστηριότητα εφαρμόζεται σε μία ή και περισσότερες κύριες δραστηριότητες καθώς επίσης και σε οποιαδήποτε από τις λοιπές υποστηρικτικές δραστηριότητες. Ένας βασικός στόχος κατά το σχεδιασμό της επιχειρησιακής στρατηγικής με βάση την αλυσίδα αξίας, είναι ο εντοπισμός των κρίσιμων κύριων και υποστηρικτικών δραστηριοτήτων και η λήψη αποφάσεων σχετικών με τα αναγκαία πληροφοριακά συστήματα για την υποστήριξη αυτών.
Η ισχυρή αλληλεξάρτηση μεταξύ των επιχειρησιακών λειτουργιών, η πολυπλοκότητα και η αβεβαιότητα που υπάρχει σε όλο το εύρος της Αλυσίδας Αξίας, δημιουργούν συνθήκες αποσυντονισμού αυτής: μία αστοχία σε ένα στάδιο διαχείρισης δημιουργεί πρόβλημα σε όλα τα επόμενα στάδια το οποίο μάλιστα μπορεί να μεγεθύνεται σταδιακά δημιουργώντας υψηλές διακυμάνσεις (bullwhip effect) (Σχήμα 4).
Σχήμα 4: Διακυμάνσεις ζήτησης στην Εφοδιαστική Αλυσίδα
Η Διοίκηση Εφοδιαστικής αλυσίδας αφορά τις δραστηριότητες συντονισμού αμφίδρομης ροής υλικών, σχετικών πληροφοριών και υπηρεσιών σε όλο το εύρος της αλυσίδας αξίας, από τον προμηθευτή υλικών μέχρι και τη διάθεση των προϊόντων στον τελικό καταναλωτή με σκοπό την ικανοποίησή του. Υπό αυτόν τον ορισμό, η Διοίκηση της Εφοδιαστικής Αλυσίδας περιλαμβάνει τη διοίκηση των πόρων που εξυπηρετούν όλες τις δραστηριότητες της Εφοδιαστικής Αλυσίδας: προμήθειες, αποθήκευση, παραγωγή, πωλήσεις, διανομή, επιστροφές κ.ο.κ. και στοχεύουν στην επίτευξη του βέλτιστου αποτελέσματος ως προς την ικανοποίηση του πελάτη και την κερδοφορία της επιχείρησης. Βασικός στόχος είναι το να βρίσκεται το σωστό προϊόν στη σωστή ποσότητα στην κατάλληλη θέση και χρονική στιγμή με το κατάλληλο κόστος. Συχνά η Διοίκηση Εφοδιαστικής Αλυσίδας συγχέεται με τη Διοίκηση Logistics η οποία ωστόσο εστιάζει στις λειτουργίες αποθήκευσης και μεταφορών αποτελώντας έτσι υποσύνολο της Εφοδιαστικής Αλυσίδας.
Ο βασικές αποφάσεις στο πλαίσιο της Διοίκησης Εφοδιαστικής Αλυσίδας σχετίζονται με την απρόσκοπτη λειτουργία της επιχείρησης και την ικανοποίηση των πελατών της με το χαμηλότερο κόστος ελέγχοντας και συντονίζοντας:
- Τη διαθεσιμότητα υλικών, προϊόντων και υπηρεσιών (διαχείριση προμηθειών, ζήτησης και διανομής)
- Τη διαθέσιμη δυναμικότητα ανθρώπινων, υλικών και οικονομικών πόρων ως προς την επάρκεια και το βαθμός αξιοποίησης (παραγωγή)
- Τη ροή και διάθεση των αντίστοιχων πληροφοριών
Δεδομένων των οικονομικών περιορισμών οι σχετικοί με τα παραπάνω υλικοί, τεχνολογικοί, ανθρώπινοι και οικονομικοί πόροι είναι πεπερασμένοι και κατά συνέπεια η επιχείρηση πρέπει να κάνει όσο το δυνατό πιο ακριβείς εκτιμήσεις, να αξιολογήσει εναλλακτικές λύσεις και να λάβει τις κατάλληλες και όσο το δυνατό καλύτερες αποφάσεις. Ως αποτέλεσμα των παραπάνω η Διοίκηση Εφοδιαστικής Αλυσίδας μπορεί να προσδώσει ανταγωνιστικό πλεονέκτημα σε μία επιχείρηση. Το επιχειρησιακό εύρος που καλύπτει η Διοίκηση Εφοδιαστικής Αλυσίδας δημιουργεί ιδιαίτερα υψηλές απαιτήσεις πληροφορίας και διαχείρισης δεδομένων και υψηλή πολυπλοκότητα στις διαδικασίες και τις αντίστοιχες εφαρμογές υποστήριξης. Κρίσιμος παράγοντας για την επιτυχία της Διοίκησης Εφοδιαστικής Αλυσίδας είναι η πλήρης, έγκαιρη και ακριβής πληροφόρηση αυτών που λαμβάνουν αποφάσεις. Τα πληροφοριακά συστήματα αποτελούν το βασικό εργαλείο για τη λήψη των αποφάσεων αυτών παρέχοντας ταχύτατα όλες τις απαιτούμενες πληροφορίες.
Ως προς τη διαχείριση των υλικών ο πυρήνας διαχείρισης των υλικών είναι τα Συστήματα Προγραμματισμού Απαιτήσεων Υλικών (Materials Requirements Planning – MRP) τα οποία υποστηρίζουν τον προγραμματισμό των απαιτήσεων, αποθεμάτων και παραγγελιών όλων των υλικών που διαχειρίζεται μία επιχείρηση και διακινούνται σε όλο το εύρος της Εφοδιαστικής της Αλυσίδας (προμήθειες, παραγωγή, αποθήκευση, διανομή). Ένα σύστημα MRP βασίζεται σε έναν υπολογιστικό αλγόριθμο ο οποίος λαμβάνει τις απαιτήσεις υλικών (παραγγελίες, μακροπρόθεσμος προγραμματισμός, προβλέψεις) προκειμένου να καταρτίσει ένα βασικό πρόγραμμα παραγωγής. Αυτό στη συνέχεια τροφοδοτείται με τα συστατικά των προϊόντων (Πίνακες Υλικών – Bill of Materials / BOMs) και βραχυπρόθεσμα στοιχεία αποθεμάτων προκειμένου να προτείνει ένα λεπτομερές πρόγραμμα ικανοποίησης απαιτήσεων (παραγγελίες Α’ υλών, παραγωγή τελικών και ημιετοίμων προϊόντων), λαμβάνοντας υπόψη παραμέτρους αποθεμάτων όπως τρέχον απόθεμα, απόθεμα ασφαλείας, χρόνος αναμονής, χρόνος αναπλήρωσης, χρόνος αναπαραγγελίας κ.ο.κ. (Σχήμα 5)
Σχήμα 5: Μοντέλο Προγραμματισμού Απαιτήσεων Υλικών (MRP)
Σύμφωνα με τα παραπάνω ένα σύστημα MRP διασφαλίζει ότι όλα τα απαιτούμενα υλικά θα είναι διαθέσιμα για την παραγωγή και τα τελικά προϊόντα θα είναι έγκαιρα διαθέσιμα στους πελάτες ελαχιστοποιώντας τα αποθέματα, παρέχοντας λεπτομερή χρονοδιαγράμματα προμηθειών, παραγωγής και αποστολής προϊόντων. Τα στοιχεία απαιτήσεων προμηθειών, πωλήσεων και αποθήκευσης παρέχονται από αντίστοιχα πληροφοριακά συστήματα τα οποία αντίστοιχα χρησιμοποιούνται για τη διαχείριση σε όρους χρόνου, κόστους και ποσοτήτων, των προμηθευτών (αρχείο προμηθευτών, πιστώσεις, προσφορές, παραγγελίες κ.α.), των πελατών (στοιχεία πελατών, οικονομικές συναλλαγές, προσφορές, παραγγελίες, ιστορικό, προσφορές κ.α.), και των αποθηκών (απόθεμα, τρόποι αποθήκευσης, μονάδες αποθήκευσης κ.ο.κ.). Σε μία επιχείρηση παραγωγής προϊόντων, τα αποτελέσματα του MRP χρησιμοποιούνται ως δεδομένα εισόδου σε συστήματα Προγραμματισμού Απαιτήσεων Δυναμικότητας (Capacity Requirements Planning – CRP) με τα οποία ελέγχεται η διαθεσιμότητα πόρων παραγωγής (μηχανές, ανθρώπινο δυναμικό) και προγραμματίζεται ο φόρτος εργασίας αυτών και γίνονται οι απαραίτητες δεσμεύσεις δυναμικότητας με βάση τις χρονικές και ποσοτικές απαιτήσεις παραγωγής
Τα πληροφοριακά συστήματα Διοίκησης Εφοδιαστικής Αλυσίδας υποστηρίζουν όλες τις παραπάνω λειτουργίες που σχετίζονται με τον προγραμματισμό και την εκτέλεση συναλλαγών στην Εφοδιαστική Αλυσίδας και μπορούν να είναι αυτόνομα ή μέρος ενός μεγαλύτερου πληροφοριακού συστήματος διαχείρισης πόρων, ανάλογα (κυρίως) με το μέγεθος της επιχείρησης και το εύρος των δραστηριοτήτων της.