2.6.  Διαδικασία υλοποίησης: Προϋποθέσεις και παράγοντες επιτυχίας

Προκειμένου να αμβλυνθούν τα ενδεχόμενα προβλήματα (κόστος, χρόνος, ανεπαρκής υλοποίηση κ.α.) που αναφέρθηκαν προηγούμενα, μία επιχείρηση πριν και κατά την υλοποίηση ενός συστήματος ERP θα πρέπει να δώσει ιδιαίτερη έμφαση στα εξής:

• Ρεαλιστική και πλήρης καταγραφή των επιχειρησιακών απαιτήσεων
• Ορθολογική οριοθέτηση εύρους κάλυψης λειτουργιών
• Αποτύπωση, αξιολόγηση και βελτίωση υφιστάμενων διαδικασιών και επίλυση προβλημάτων (Business Process Improvement – BPI): π.χ. ίδια διαδικασία που εκτελείται περισσότερες από μία φορές χωρίς λόγο, σπατάλη πόρων χωρίς αντίστοιχη αύξηση κερδοφορίας, χρόνος απόκρισης και προσαρμογής σε αλλαγές κ.α.)
• Επιλογή του κατάλληλου συστήματος ERP (ως προς το εύρος λειτουργίας, τον οικονομικό κλάδο στον οποίο δραστηριοποιείται η επιχείρηση, τις διαδικασίες που υποστηρίζει, κτλ)
• Επιλογή του κατάλληλου συμβούλου υλοποίησης βάσει εμπειρίας σε αντίστοιχες υλοποιήσεις και όχι με αποκλειστικό κριτήριο το χαμηλότερο κόστος
• Σύνθεση της Ομάδας Έργου της επιχείρησης η οποία θα συμμετάσχει στο έργο υλοποίησης του συστήματος ERP με τα πλέον ικανά στελέχη τα οποία έχουν τις απαιτούμενες γνώσεις
• Συστηματική και ρεαλιστική οργάνωση του έργου σε πακέτα εργασίας και δραστηριότητες
• Δέσμευση της διοίκησης της επιχείρησης για την αλλαγή. Η Διοίκηση και οι υπάλληλοι από τις αντίστοιχες πρέπει να αναγνωρίσουν τα οφέλη που θα προκύψουν από την υλοποίηση του ERP
• Ευαισθητοποίηση των υπαλλήλων της επιχείρησης σχετικά με τα οφέλη που θα προκύψουν όχι μόνο για την επιχείρηση αλλά και ως προς το βαθμό στον οποίο θα διευκολύνονται στην εργασία τους
• Οργάνωση συστήματος δοκιμών χρήσης, δοκιμών πλήρους φόρτου (stress test) και οργάνωση ροής διόρθωσης σφαλμάτων. Ιδανικά αυτό μπορεί να υποστηριχθεί από εξειδικευμένο εξωτερικό συνεργάτη
• Οργάνωση σταδιακής μετάπτωσης από τα υφιστάμενα συστήματα στο σύστημα ERP
• Πλήρης τεκμηρίωση του συστήματος ERP

Ο βαθμός επιτυχούς εφαρμογής ενός συστήματος ERP μπορεί να εκτιμηθεί με τη χρήση κατάλληλων Δεικτών Απόδοσης (Key Performance Indicators – KPIs) όπως:

• Χρόνος καταχώρησης δεδομένων
• Πληροφορία που δημιουργείται σε πραγματικό χρόνο
• Μείωση σφαλμάτων (προμηθειών, παραγγελιών, παραγωγής)
• Χρόνος δημιουργίας αναφορών